メルマガの誤配信を防ぐ簡単な方法

メルマガを配信担当者を任されたはものの、何が難しいのか、問題があるのかなんて検討がつきませんよね。

私も何もわからないままIT企業のメルマガ担当者になり早3年。

メール配信をするときに気を付けなければならないこと、ご配信を防ぐために必ずすべきチェック項目をご紹介します。

なぜメルマガ配信は難しいの？

メルマガって、テンプレートに従って書くだけだから簡単じゃん！

と思っていたら大間違い。
一度配信したメールを修正することは不可能です。
たった1度のメールの誤配信や誤字脱字で企業の信用低下につながります。

こんちゃ

メルマガ配信を担当していたら、必ず1度はミスした経験はあるのではないでしょうか？私は、セミナーの曜日の表記を間違え、「IT企業でこんなにも慣れていそうな御社でも、このような人的ミスをするのですね。人的なミスを0にするのは難しいですよね。」なんてメールをもらってしまったことがあります。とっても苦い思いをしました。

他にも、メルマガには特電法、特商法、個人情報保護法など遵守すべき法律があります。
今回は、ヒューマンエラーが原因の誤配信について説明します。

誤配信を防ぐためのチェック方法

私が気を付けているポイントを紹介します。

メルマガはメモ帳などのテキストエディタで作成する

メルマガは、テキストエディタやメモ帳で作成すること。
これ、出来ていない人がとっても多いです。
メーラーや、メルマガスタンドの画面で直接入力しているという話を仕事柄よく伺います。

こんちゃ

大間違いです！今すぐやめましょう。

私がクライアントから伺った失敗談を紹介します。
誤って入力途中で送信してしまった
普通のメーラーで、宛先にBCCを使って配信をしている企業もまだまだあります。
先に宛先にメアドを入れていたので、間違って送信ボタンを押してしまい送ってしまったとのこと。

こんちゃ

メールを配信するときには、メールアドレスを最後に入力をする癖をつけた方がよいですね！また、あらかじめ文章をテキストで作成しておけば、コピペだけで済みますよね。

※BCCでメルマガを配信することは推奨できません。格安の配信スタンドもあるので検討してみてはいかがでしょうか。

PC上でHTMLのデザインやテキストの確認をする

これもポイント。
もちろんメーラーや、メール配信スタンド上で、デザインの確認ができます。
しかし、初めからメーラーで確認すると、配信画面上での調整が多くなってしまいます。
修正前の状態で配信しちゃった、ということも0ではありません。
あらかじめ、PC上でデザインを確認しておくとよいですね。

メールの本文は時間を空けて再チェック

メールの本文を書き終えたら、10分程度時間を空けてから本文を確認します。
書いた勢いのままで確認すると、見逃してしまうことが多いです。
また、なるべく自分以外の人にダブルチェックをお願いするようにしましょう。

テスト配信は必ず行う

メールの配信前に、必ずテスト配信を行いましょう。
実際に届いたメールを見ると、デザインがずれていたり、文字が読みにくいといったことがあります。

メーラーの種類によって表示方法が違います。
実際に配信されたメールをみて、微調整をしましょう。