Writing Technique

ビジネスメールの送り方知っているようで知らない5つのポイント

ビジネスメール

日常的に業務でメールのやり取りを行うのが当たり前になっています。
毎日メールを送っているけれど、実はメールの送り方が正しいかどうか不安になることがありませんか?
同僚には、ビジネスメールのマナーについて聞きにくいですよね。
基本的なメールの送り方をまとめたので、ぜひみなさんの業務に役立ててください。

メールの宛先は一番最後に入力をしましょう

メールの誤配信を防止するため、宛先は一番最後に入力をするとよいでしょう。
メールを作成するときに、まずメールを送り先をアドレス帳などから選択するケースが多いと思います。
[lnvoicel icon=”https://marronote.com/wp-content/uploads/2018/01/cropped-IMG_6424-300×300.jpg” name=”ずえ”]実はこれは避けたほうがいいんです![/lnvoicel] メールを送るときに誰しも一度は経験しているのではないかというくらい多い間違いはメールの誤送信です。
例えば、「メールの宛先を間違えて送信してしまった」「メールの本文を作成中に送信してしまった」など、相手に対し失礼なだけでなく、意図せず個人情報の流出に繋がるケースもあります。
そこで、メールを配信するときに注意することは[keikou]宛先を最後に入力すること[/keikou]です。
宛先にメールアドレスを入力していなければ、メーラーから送信されることはありません。
文章を作成し、誤字脱字の確認をし、完成してからメールアドレスを入力するようにしましょう。
これだけで、メールの誤送信をする可能性を限りなく低くすることができます。

企業名・組織名は正式な名称で記載しましょう

[lnvoicel icon=”https://marronote.com/wp-content/uploads/2018/01/cropped-IMG_6424-300×300.jpg” name=”ずえ”] 株式会社を(株)を記載していませんか?企業名や組織名は略さずに、メールには正式な名称で記載をしましょう。[/lnvoicel] 商号は()のような括弧を使用できない規則があります。つまり(株)は正式名称ではないのです。
では、メールに(株)は使用してはいけないのでしょうか?(株)は記号的な要素が強いので、失礼にあたる可能性があります。
簡単なので(株)とメールに記載したくなりますが、きちんと株式会社と書くようにしましょう。(株)(有)などなるべくメールでは利用しないほうが賢明です。
但し、関係性によっては省略をする場合もあるのでこの限りではありません。
また、企業名をアルファベットの略字で記載されている企業もありますが、コーポレートサイトなどで調べて記載すると良いかもしれません。
例えば、会社概要の商号をコピー&ペーストしてメールに貼れば、間違いなく記載できます。試してみてくださいね。

1行全角30~35文字程度を目安にしましょう

メールの1行の文字数は目安として全角30~35文字以内におさめるようにしましょう。
1行○文字という決まりがあるわけではありませんが、メールを見たときの見やすさを考慮すると全角30~35文字がちょうどよい長さになります。
では、全角30文字と全角35文字ではメールの印象がだいぶ違うのではないか?と思われる方もいるかと思います。
例えば、個人間でのメールのやりとりは全角30文字にし、メルマガのような読み物は全角35文字でボリュームを感じさせるようにするなど使い分けをする場合があります。
その他に注意すべき点として、1行の最大の文字数は全角38文字以内に収めるようにしましょう。
メーラーでは、初期設定で全角38文字で自動に折り返す設定になっている場合が多々あるようです。
そのため、どれほど長くなったとしても全角38文字以内に収めるようにしたほうが、意図しない改行にならずよいでしょう。

TO・CC・BCCの使い分けをしましょう

メールの宛先を設定するときに、TO/CC/BCCの3種類あることにお気づきでしょうか?
それぞれの用途について説明します。
[aside type=”boader”] TOは、メールの宛先となる方のメールアドレスを記載します。
CCは、メールを共有する方のメールアドレスを記載します。
BCCは、共有をする方のメールアドレスを記載しますが、TOやCCに記載した人にはBCCに入力したメールアドレスが表示されません。
[/aside] 例えば、お取引先にメールを送るときに、TO:お取引様 CC:所属部署 という形で利用する場合が多いです。
また、BCCはTOやCCの人にわからないようにこっそりメールを送ることができるため、メーリングリストや一斉メールの簡易版のような形で利用しているケースがあります。
確かにメールアドレスが表示されないので、個人情報(この場合、メールアドレスや氏名など)がメールを受け取った他の方の目に触れることはありません。
[lnvoicel icon=”https://marronote.com/wp-content/uploads/2018/01/cropped-IMG_6424-300×300.jpg” name=”ずえ”]しかし、この場合に起こりやすいミスは、CCとBCCを間違えてメールを送信してしまい、送信先のメールアドレス・氏名(個人情報)を流出させてしまったという事件があります。
ちょっとしたミスで信頼を失うという取り返しのつかない大きな事件につながってしまう可能性があります。
TO/CC/BCCの用途を間違えないように注意をしましょう。[/lnvoicel]

返信・転送時には個人情報を削除しましょう

メールの返信・転送時にやってしまいがちなことは、そのままメールを返信・転送することです。
返信時や転送時に、メールを送信された方の会社名・氏名・メールアドレスが記載されています。
個人情報にあたる部分は、削除をしたり*で伏せるなど編集をするようにします。
メールは個人間のやり取りなので、クローズドなものだと思っている方も多いと思います。
しかし実は間違いです!
多くのメールは暗号化がされていない平文で送受信されます。そのため、中にはメールを盗み見ようとするような人が0ではありません。
個人情報をなるべく記載しないように、また不要な個人情報は削除するように心がけましょう。

まとめ

ビジネスメールのマナーについてまとめてみましたが、参考になりましたでしょうか?
少数のメールならば、メーラーを利用すればOKです。しかし配信対象が多い場合は、メーラーからの配信はリスクが高いためあまりおすすめができません。
メールASPを利用すれば、予めDBに登録したメールアドレスに対し送り分けをすることができるので送信時のミスを防ぐことができます。
また、暗号化したメールの配信ができるため、セキュアな環境でメールの配信をすることができるので検討してみてもよいのではないでしょうか。

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大賀 ずえ
コンテンツプランナー・IT系ブロガーの 大賀ずえです。『ネットで生きていこう』をテーマに、ブログを運営しています。都内のIT企業でWEB・SNSマーケティング・コンテンツマーケティングを行っています。ITとエンタメが得意で、メディアでの執筆も行っています。 インターネットが好きになる、大好きになるような情報を発信します。